Hvis en lønmodtager stiller egen bil til rådighed i forbindelse med arbejdets udførelse, kan både danske og udenlandske arbejdsgivere udbetale skattefri kørselsgodtgørelse til lønmodtageren.
Den skattefri kørselsgodtgørelse skal dække alle udgifter ved den erhvervsmæssige kørsel, og der kan ikke foretages yderligere skattemæssige fradrag. Yderligere betaling af f.eks. fast biltilskud er skattepligtig som lønindkomst.
Betingelser for skattefri kørselsgodtgørelse
Der kan udbetales skattefri kørselsgodtgørelse, når følgende fire betingelser er opfyldt:
- Der må alene udbetales godtgørelse for erhvervsmæssig kørsel.
- Der skal føres et nøjagtigt kørselsregnskab.
- Arbejdsgiveren skal kontrollere, at kørselsregnskabet er korrekt.
- Der kan alene udbetales kørselsgodtgørelse efter Skatterådets takster.
Krav til kørselsregnskabet
Betingelserne for at få udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse er i øvrigt, at kørselsregnskabet (kørebogen) som minimum indeholder følgende oplysninger:
- Kørslens erhvervsmæssige formål skal angives; f.eks. kunde- eller leverandørbesøg.
- Datoen for kørslen skal angives.
- Antallet af kørte erhvervsmæssige kilometer skal angives.
- Kørslens mål og eventuelle delmål skal angives, så det er muligt at kontrollere det kørte antal kilometer. Målet for kørslen skal angives så detaljeret som muligt. Det er ikke nok at angive navnet på den by, man har besøgt. Besøger man flere kunder i samme by, skal deres adresser noteres.
- Den af Skatterådet fastsatte sats for beregning af kørselsgodtgørelsen skal anvendes
- Kørselsregnskabet skal afleveres til og kunne kontrolleres af arbejdsgiveren.
Skatterådets satser
Der kan kun udbetales skattefri kørselsgodtgørelse efter Skatterådets takster. Det gælder også for kørsel i udlandet.
Satserne findes på Business Danmarks hjemmeside eller oplyses ved henvendelse til Business Danmark. Satserne oplyses også hos det lokale skattevæsen.
Skatterådets satser er opdelt med én takst for de første 20.000 km (pr. år) – og en anden lavere takst for de efterfølgende kilometer.
Anvendes en højere takst end Skatterådets, er hele beløbet skattepligtigt, medmindre godtgørelsen opdeles og specificeres i henholdsvis en skattefri kørselsgodtgørelse efter Skatterådets satser, og en del, der beskattes som almindelig løn. Hvis der udbetales kørselsgodtgørelse med et lavere beløb end satserne, er godtgørelsen skattefri.
Udbetaler arbejdsgiveren en godtgørelse, der er lavere end, hvad der kunne være udbetalt skattefrit efter godtgørelsessatsen, kan lønmodtageren ikke fradrage forskellen mellem den udbetalte godtgørelse og det, der kunne være udbetalt skattefrit efter godtgørelsessatsen.
Udbetales der ingen kørselsgodtgørelse kan man i stedet tage ligningsmæssigt fradrag efter reglerne og med satserne for befordring mellem hjem og arbejde.
Flere arbejdsgivere
Hvis man i løbet af året skifter arbejdsgiver, skal man lave et nyt kørselsregnskab og begynde forfra op til 20.000 km hos den nye arbejdsgiver. Kører man for mere end en arbejdsgiver, kan der udbetales skattefri kørselsgodtgørelse fra hver af arbejdsgiverne - dog ikke hvis man kører for begge på samme tid. Der kan også udbetales skattefri kørselsgodtgørelse, hvis man bruger sin ægtefælle eller samlevers bil. Det er en betingelse, at der er fælles økonomi med samlever. Leaser eller lejer lønmodtageren selv en bil, kan der også udbetales skattefri kørselsgodtgørelse.
Ikke modregning i løn og ikke udbetaling med faste beløb
Hvis arbejdsgiveren foretager løbende modregning i lønnen af den skattefrie udbetalte kørselsgodtgørelse, bortfalder den skattefrie kørselsgodtgørelse og bliver betragtet som almindelig løn, dvs. fuldt skattepligtigt.
Man kan heller ikke aftale en generel nedsættelse af lønnen svarende til de gennemsnitlige udgifter til befordring, mod at arbejdsgiveren udover lønnen betaler kørselsgodtgørelse efter Skatterådets satser.
Det vil også være almindelig skattepligtig indkomst, hvis arbejdsgiveren udbetaler kørselsgodtgørelse for et fast antal kilometer eller med et fast månedligt/årligt beløb.
Såfremt arbejdsgiveren refunderer den ansattes udgifter til benzin, forsikringer efter regning, vil dette ligeledes blive betragtet som fuld skattepligtig indkomst.
Arbejdsgiveren kan godt udbetale et a’conto beløb i kørselsgodtgørelse, men der skal stadig udarbejdes et fuldstændigt kørselsregnskab, og arbejdsgiveren skal kontrollere det og foretage opgørelse og afregning af det a’contobeløbet. Det skal ske senest måneden efter a’contoudbetalingen.
Kørselsgodtgørelsen skal dække de udokumenterede, ordinære erhvervsmæssige driftsudgifter til bilen, som fx udgifter til benzin, vedligeholdelse, vask, parkering, vægtafgift, afskrivning og forsikring. Du kan herudover få fuld refusion for motorvejs- eller broafgifter og færgeudgifter fra din arbejdsgiver. Læs mere hos Skat.
Mangelfuldt -kørselsregnskab
Såfremt kørselsregnskabet ikke er ført korrekt, vil kørselsgodtgørelsen ikke kunne udbetales skattefrit. Undlader man at aflevere kørselsregnskabet til arbejdsgiveren eller undlader arbejdsgiveren at kontrollere kørselsregnskabet, kan det medføre, at skattemyndighederne tilsidesætter kørselsregnskabet.
Mangler der f.eks. angivelse af hvilke delmål, man har haft under kørslen, kan skattemyndigheden helt eller delvist tilsidesætte kørselsregnskabet.
Er der udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse, uden at ovennævnte regler er overholdt, betyder det, at det udbetalte beløb betragtes som almindelig skattepligtig lønindkomst.
Arbejdsgiverens oplysningspligt
Arbejdsgiveren oplyser hvert år til skattemyndighederne, det beløb der er udbetalt i skattefri kørselsgodtgørelse. Det påhviler skatteyderen og arbejdsgiveren at tilvejebringe tilstrækkelige oplysninger, så skattevæsenet kan kontrollere opgørelsen af den skattefrie godtgørelse. Det er derfor meget vigtigt, at man er omhyggelig med kørselsregnskabet! Husk at gemme kopi af kørselsregnskabet i mindst fem år, dels til eget brug, dels for at kunne dokumentere den skattefrie udbetaling overfor skattevæsenet.
Er du i tvivl så ret henvendelse til Business Danmark eller det lokale skattevæsen.
Denne info/vejledning kan ikke erstatte konkret juridisk rådgivning.