Arbejdspladsvurdering - APV

Her kan du læse, hvad en arbejdspladsvurdering er, hvad loven kræver og hvordan du opfylder loven.

Desuden får du inspiration og praktiske råd om, hvordan i kan gennemføre vurderingen på din arbejdsplads.

Hvad er en arbejdspladsvurdering?

En arbejdspladsvurdering kaldes en APV, og som navnet siger, er det en vurdering af arbejdspladser. Derudover ligger der i en APV en vurdering af det arbejde, der udføres på arbejdspladsen. Man kan derfor sige, at en APV består af to dele: En kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljø og en anvisning*) på, hvordan man løser de væsentligste problemer.

*) Der er krav om både en anvisning om, hvordan det kan løses, men også om, at man løser de væsentligste problemer (dvs. indsamling af oplysninger og handling derpå)

Hvad siger loven?

Der stilles i dag krav om, at APV foretages i alle EU-lande. I Danmark er det Arbejdsmiljølovens § 15a, der beskriver regler for danske arbejdspladser.

I korthed går de ud på:

• at det er arbejdsgiverens ansvar at få APV gennemført
• at den skal foreligge skriftligt og tilgængeligt for ledelse, medarbejdere og Arbejdstilsyn
• at sikkerhedsorganisationen (fx virksomhedens sikkerhedsrepræsentant) skal deltage i såvel planlægning som gennemførelse og opfølgning. Sikkerhedsorganisationen skal efterfølgende skrive under på, at APV er gennemført. I virksomheder med under ti ansatte er det leder og medarbejder(e), der udfører APV
• at der skal indhentes sagkyndig bistand efter behov
• at der kan benyttes de metoder, der passer bedst til den måde, man arbejder på
• at arbejdsmiljøet skal kortlægges. Det betyder, at man skal identificere de væsentligste arbejdsmiljøproblemer i forbindelse med de fysiske forhold, de ergonomiske forhold, de kemisk/biologiske forhold, de psykiske forhold og eventuelle risici for ulykker
• at eventuelle problemer skal beskrives, vurderes og prioriteres udfra deres konsekvenser
• at der skal arbejdes med at finde årsagerne til, hvordan problemerne er opstået og bud på forebyggende løsninger
• at der skal laves en handlingsplan, som beskriver problemer og løsninger  og med tidsfrister for hvornår løsningerne gennemføres, og hvem der har ansvaret for dette (problemerne skal prioriteres ift. alvor og konsekvens)
• at der skal være retningslinier for opfølgning på handlingsplanen og en kontrol af, hvor egnede løsningerne er
• at APV skal revideres mindst hvert tredje år og i øvrigt ved ændringer
• i arbejdet eller i arbejdsmetoder- og processer

Hvordan opfyldes loven?

Man kan vælge den fremgangsmåde, som passer virksomheden/medarbejdere bedst. Derfor er det nødvendigt på forhånd at træffe en række valg.

Det gælder fx

• hvad er formålet med og forventninger til APV?
• hvem skal være tovholder og er der brug for andre nøglepersoner?
• er der behov for mere viden om emnet?
• er der behov for ekstern rådgivning?
• skal sikkerhedsgruppen eller –repræsentant alene kortlægge en APV,  eller skal alle medarbejdere inddrages? Der er også den mulighed, at der udvælges medarbejdere, som repræsenterer ensartede arbejdspladser/arbejdsfunktioner. (det er arbejdsmiljøet der kortlægges)
• hvordan vil man indsamle oplysningerne? Ved hjælp af spørgeskemaer, interviews, møder eller kombinationer? Hvad kan man bruge eksisterende materialer til, fx referater fra sikkerhedsmøder, rapporter i forbindelse med tekniske målinger, ulykkesstatistikker/anmeldelser og trivselsundersøgelser?
• hvornår går man i gang?
• hvem udfærdiger handlingsplanen og hvordan følges der op på den?
• hvem informerer om handlingsplanen og de handlinger, der sættes i gang?
• hvordan opsamles og udnyttes erfaringerne?
• hvor ofte vil man gennemføre APV?

Tænk det igennem

Der er som sagt flere måder at indsamle informationerne på. Der er fordele og ulemper ved alle metoder, og det er derfor klogt´at bruge tid på at tænke valg af metode godt igennem.

Spørgeskemaer sparer i første omgang tid, og kan være en fordel, fordi det er forholdsvis let at inddrage alle medarbejdere, at kortlægningen kan foregå anonymt, at man får mulighed for mange besvarelser og meningstilkendegivelser og at skemaet kan udfyldes i fred og ro. Ved brug af anonymitet, kan man imidlertid ikke føre et eventuelt problem direkte tilbage til medarbejderen, og det kan derfor være svært at løse individuelle gener. Det er også svært at udarbejde spørgeskemaer, der er fyldestgørende ligesom man alene får et overblik over eventuelle problemer.

Derudover kan der være en vis usikkerhed, da spørgsmål opfattes forskelligt fra medarbejder til medarbejder. Svarprocenten kan blive lav, da medarbejdere skal have lyst til at udtrykke sig skriftligt. Sidst, men ikke mindst kan det være uoverskueligt og tidskrævende at arbejde videre med oplysninger fra en større mængde skemaer og at få omsat resultatet til en handlingsplan.

Interviews har den fordel, at der kommer en del opmærksomhed på arbejdsmiljøet. Derudover vil de adspurgte med det samme give deres holdninger til kende, og på den måde kan man undgå misforståelser.

Desuden har interviews den fordel, at man kan checke arbejdsstedernes indretning systematisk. Ulemperne kan være, at resultatet bliver meget teknisk og hovedsageligt rettet mod arbejdsstedet og ikke arbejdsfunktioner.

Der skal nemlig være stor tillid mellem udspørger og medarbejder for at afdække det psykiske arbejdsmiljø. Intervieweren bør have en vis erfaring, da efterbehandlingen ellers bliver meget tidskrævende.

Møder giver fordele i forbindelse med synliggørelse af arbejdsmiljøet, og skaber samtidig en ansvarlig holdning blandt de involverede. Medarbejderne vil givet føle større ansvar for et godt resultat, fordi man selv har været involveret. Medarbejderne kan ligeledes virke inspirerende på hinanden, når der skal udarbejdes løsninger. Selve forberedelsen af APV og en del af arbejdet fordeles på flere hænder, og man kan allerede på første møde afklare hvem, der gør hvad. Ofte kan man rydde mindre irritationsmomenter af vejen med det samme. Ulempen ved mødeformen kan være problemer, som medarbejderne ikke har lyst til at tale om i et større forum, og at væsentlige problemer bliver overset, da det som regel kun er mødedeltagernes egne problemer, der kommer frem. Derfor bør sikkerhedsorganisationen/-repræsentanten sørge for, at kendte problemer påføres handlingsplanen på et senere tidspunkt – også selvom deltagerne ikke har nævnt disse. Det kan desuden være svært at være ordstyrer og at skulle sammenfatte resultatet af et møde.

Eksempler på fremgangsmåde

Har man brugbare værktøjer til rådighed, gør det udarbejdelsen af APV lettere. BST og Business Danmark har fået udarbejdet et sæt skemaer, som kan bruges i kortlægningen. De kan bruges umiddelbart eller som inspiration - uanset om man vælger at bruge spørgeskema, interviews eller møder.

Her er eksempler på, hvordan det kan gøres i praksis:

• Sikkerhedsorganisationen/-repræsentanten har fået til opgave at udarbejde en APV for virksomheden og har besluttet, at et af formålene med APV skal være, at alle medarbejdere inddrages, og at arbejdet med arbejdsmiljø bliver mere synligt. Det virker dog for uoverskueligt at holde møder med alle, derfor falder valget på en kombination af spørgeskema og møder.
• Først informeres medarbejderne om hvad APV er, og at man har  tænkt sig at alle medarbejdere skal involveres. Derudover får medarbejderne at vide, at kortlægningen skal foregå ved hjælp af spørgeskemaer, de informeres om hvornår skemaerne udleveres og til hvem og hvornår de skal returneres. Derudover får medarbejderne at vide, at alle problemer ikke kan løses på én gang, men at der efterfølgende tages fat på de problemer, som enten ikke opfylder loven eller som samlet udgør de største risici og/eller gener. Medarbejdere kan efter eget ønske svare anonymt, men kan så ikke regne med at kunne få løst individuelle problemer.
• På forhånd udvælges et antal personer (sikkerhedsrepræsentanter o.a.) blandt medarbejderne, som hver især skal sørge for at indsamle skemaer fra deres personalegrupper. Disse personer skal på forhånd forstå alle problemer/irritationer, der er beskrevet.
• Alle medarbejdere skal have mailet/tilsendt skemaer på en fastlagt dato, og disse skal udfyldes og returneres inden et bestemt tidspunkt.
• Der vælges en ordstyrer, som indkalder de udvalgte medarbejdere til et handlingsplanmøde.
• På mødet/erne gennemgås de fundne problemer og der udarbejdes en skitse til en handlingsplan. Den skal indeholde en beskrivelse af problemerne, de årsager der kan være til, at problemerne er opstået og de mulige løsninger, man kan se. Problemerne prioriteres derefter udfra deres alvor og omfang.
• Handlingsplanen renskrives og sikkerhedsorganisationen/sikkerhedsudvalget beslutter sig for, hvilke problemer, der skal løses, hvem der skal være ansvarlig for at det sker samt hvornår.
• Der følges op på handlingsplanen på møderne i sikkerhedsorganisationen (hvert kvartal), og her beslutter man også hvordan de opnåede erfaringer bedst samles, udbredes og bruges. Væsentlige problemer undervejs indarbejdes løbende i handlingsplanen.
• Alle medarbejdere informeres om handlingsplanen.
• Det kontrolleres jævnligt, om løsningerne virker efter hensigten.
• Der planlægges en ny APV efter evaluering af den første inden for de tidsrammer, der besluttes i sikkerhedsorganisationen.

Skemaerne

Skemaerne er udformet så generelt, at de med lidt god vilje kan bruges som spørgeskemaer, som baggrund for interviews og/eller som inspirationslister til møder. Der er udarbejdet to forskellige typer af spørgeskemaer:

Et til APV på arbejdspladsen og et til APV til hjemmearbejdspladsen og herunder bilen.

Ideen med at bruge spørgeskema er, at de generelle oplysninger besvares.

Desuden kan resten bruges som inspiration til eftertanke. Hvis der er problemer på arbejdspladsen, bør både de, årsager og løsninger beskrives.

Hvis spørgeskemaet bruges som interviewguide kan spørgsmålene stilles af intervieweren med en eventuel uddybning, og svarene kan noteres under de enkelte spørgsmål.

I forbindelse med møder kan man forberede mødedeltagerne på APV ved at bruge spørgeskemaet som en inspirationsliste.

Yderligere information

Har du spørgsmål til pjecen, så send en mail til Business Danmark - eller ring tlf. 3374 0222 mandag til torsdag kl. 8.30 - kl. 16.00 og fredag kl. 8.30 - kl. 15.00.

Hos Arbejdstilsynet du finder du Arbejdsmiljøloven og vejledning D 1.1. (fra jan. 2005) om udarbejdelse og revision af arbejdspladsvurdering og andet relevant materiale

Eller prøv Arbejdsmiljørådets Servicecenter med information om arbejdsmiljøsystemet og sundhedsfremme på arbejdspladsen.

 

Denne info/vejledning kan ikke erstatte konkret juridisk rådgivning.