Simpelt trick giver dig overskud på jobbet

Vil du lette presset og få overblik over bunken af arbejdsopgaver? Se, hvordan du laver en to-do-liste, som giver dig overskud i hverdagen. Det virker

Del på:
Facebook
Twitter
LinkedIn

Sammen med kalenderen er to-do-listen det mest brugte planlægningsværktøj. Vi mennesker laver gæstelister, indkøbslister, hadelister, ønskelister, to-do-lister – ja alt kan stort set nedfældes på et stykke papir og markeres løst med et kryds eller et hak. 

Trods utallige lister ender to-do-listen ofte med at blive lang, ukonkret og noget nær umulig at nå. Derfor er det de færreste af os, der når at hakke det sidste felt af, fortæller Dorthe Rindbo, ekspert i personlig effektivitet. 

- En lang liste over ting, vi generelt skal nå er uoverskuelig og urealistisk. Sådan en liste kan næsten ikke andet end at stresse os. Vil du lave en effektiv to-do-liste, du rent faktisk kan nå, bør listen kun tage udgangspunkt i én enkelt dag, og så skal du nok også skrue en smule ned for optimismen, fortæller hun. 

De fire typiske fejl

For at lave en liste, som virker, er det vigtigt at være opmærksom på de fire typiske fejl, vi alle begår, når vi laver to-do-lister, forklarer hun 

1. Vi er for optimistiske omkring, hvad vi kan nå

2. Vi prioriterer ikke vores opgaver 

3. Vi skriver ikke faste deadlines på vores arbejdsopgaver 

4. Punkterne på listen er ikke specifikke nok 

Hvis du kan nikke genkendende til mindst ét af punkterne, er der gode råd at hente. To-do-listen kan nemlig give dig langt mere struktur, så du når det, du sætter dig for og undgår unødig stress, forklarer Dorthe Rindbo. 

Lav listen i forvejen

To-do-listen bør aldrig tage udgangspunkt i mere end én enkelt dag. Slut derfor dagen af med at lave to-do-listen til den næste dag. Når du laver listen dagen før, starter du den kommende arbejdsdag mere effektivt. 

Spørg derfor dig selv, hvad du skal nå i morgen, men sæt udelukkende konkrete punkter på listen. Det er altså ikke nok at skrive ’Ring til kunder’. Vær så konkret som muligt og skriv derimod: ’Husk at ringe til X fra X og aftal, hvornår i skal mødes igen’. 

Sæt tid af til dine arbejdsopgaver

Det er vigtigt at estimere, hvor lang tid en arbejdsopgave vil tage dig. Undersøgelser viser, at vi i gennemsnit kun kan planlægge omkring 60 pct. af vores arbejdsdag. De resterende 40 pct. består bl.a. af afbrydelser og ting, der kommer ind fra højre. Hav derfor in mente, at det kun er lidt over halvdelen af dine arbejdsopgaver, du kan planlægge i forvejen. 

Prioritér dine arbejdsopgaver

Hver enkelt arbejdsopgave skal prioriteres efter vigtighed. Der er forskel på de arbejdsopgaver, du skal lave og de arbejdsopgaver, som bør laves eller som kunne være rare at nå. Det er også værd at overveje, om der er nogle opgaver, der kan slettes eller uddelegeres til andre. 

Start derfor med de vigtigste, altså dem du skal lave. Når de er hakket af, kan du påbegynde de opgaver, du burde lave eller som kunne være rare at nå. 

Struktur kan i sidste ende give frihed

Har du en dynamisk arbejdsuge med stor planlægningsfrihed, er det stadig muligt at skabe struktur, forklarer Dorthe Rindbo 

- Prøv at skabe en stuktur henover din arbejdsuge, så du samler dine arbejdsopgaver omkring specifikke dage. Mandag kan eksempelvis være din mødedag, hvor du når dine kundemøder, hvor fredag måske er dagen, hvor du laver alle ugens fakturaer. Når du samler dine arbejdsopgaver, vil du som regel nå mere og få markant mere fritid.

Vil du i gang med at effektivisere din hverdag? Få Dorthe Rindbos gratis opskrift med en skabelon til, hvordan du laver din helt egen to-do-liste.

Del på:
Facebook
Twitter
LinkedIn

0 Kommentarer

Retningslinjer for businessdanmark.dk/InBusiness

Eksterne redaktionelle bidrag (tekst + illustration) må ikke:

  • overtræde dansk lovgivning og/eller opfordre til kriminalitet
  • krænke, true eller forfølge personer eller grupper af personer
  • krænke privatlivets fred
  • linke til/markedsføre hjemmesider, der opfordrer til kriminalitet, krænker, truer eller forfølger personer eller grupper af personer
  • linke til/markedsføre kommercielle hjemmesider, konkrete produkter, firmaer eller salgsmaterialer.

Kommentarer til artikler på businessdanmark.dk/InBusiness skal relatere sig til indholdet, og krænkende/truende sprog tillades ikke.

Kommentarerne bliver offentlig tilgængelige og kan fremsøges via en søgemaskine, så undgå personfølsomme oplysninger.

Alt, der strider mod disse regler, slettes uden varsel.